HMS verwaltet Eigentümergemeinschaften unter Berücksichtigung Ihrer Interessen und Ziele, ganz im Rahmen des Wohnungseigentumsgesetzes und ihrer Gemeinschaftsordnung bzw. Teilungserklärung.

Die Aufgaben in der WEG-Verwaltung werden in drei Bereiche aufgeteilt, welche unten näher beschrieben werden.

Allgemeine Grundverwaltung
In erster Linie geht es bei der allgemeinen Verwaltung um die Grundverwaltung des anvertrauten Objekts. Hierunter versteht man allgemeine Belange in den gemeinschaftlichen Verpflichtungen nach gesetzeskonformer Ausrichtung, gegenüber den Eigentümern, sowie Behörden, Versorgungs-, und Versicherungsdienstleistern und weitere Vertragspartner. Auch Aufgaben rund um die Sicherung und Begutachtung, Kontrolle und Überprüfung, sowie die Instandhaltung und Werterhaltung Ihres Grundstücks und Objektes.
Im Detail ist hierunter die Realisierung und Umsetzung Ihrer Ideen und Vorschläge im verwaltenden Bereich, die Erledigung regelmäßig oder einmalig anfallender Aufgaben, sowie das einstehen der Rechte und Pflichten im Namen der Eigentümergemeinschaft, zu verstehen. Das fristgerechte einberufen zur Eigentümerversammlung, gleich ob es sich um eine ordentliche oder außerordentliche Versammlung handelt. Das dazugehörige Protokollieren der Versammlung mit anschließender Zusendung an die Eigentümer sind nur weitere Tätigkeiten von vielen, welche in diesem Bereich ausgeführt werden.

Rechtliche und organisatorische Aufgaben
  • Vertretung der Eigentümergemeinschaft mit ihren Rechten und Pflichten
  • Beachten aller rechtlichen Rahmenbedingungen und Verordnungen z.B. Betriebssicherheitsverordnung, Heizkostenverordnung, Heizanlagen- und Feueranlagenverordnung)
  • Verhandlung mit Ämtern und Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen
  • Abschluss und Prüfung von Verträgen z.B. Versicherungsverträge, Wartungsverträge
  • Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand
  • Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Hausgeldklagen, Vertretung bei / mit Anwälten und vor Gericht
  • Verhandlung und Abschluss von Wartungsverträgen
  • Korrespondenz mit Eigentümern und ggf. deren Mietern
  • Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung, einschließlich Terminabstimmung, Tagesordnung
  • Erstellung von Versammlungsprotokollen und Beschlussniederschriften
  • Führung der Beschlusssammlung
  • Aufstellung und Einhaltung der Hausordnung
  • Erstellung und Verteilung von Rundschreiben und Aushängen
Kaufmännische Hausverwaltung
Zur kaufmännischen Verwaltung zählen die Aufgaben, die mit dem Wirtschaften, der Geldverwaltung von Ein und Ausgängen, der Erstellung von Rechnungen und Abrechnungen, sowie der hausinternen Buchführung im Zusammenhang stehen.
Die Gelder der Eigentümergemeinschaft werden auf separaten Konten, Girokonten für die Zahlungsein-, und Ausgänge sowie Sparkonten für die Erhaltungsrücklage, auf den Namen der Eigentümergemeinschaft, geführt und verwaltet.
Die Eigentümergemeinschaft bleibt stets „Eigentümer" der Konten.
Auch die jährliche Ablesung von hausinternen Wasser- und Energiezählern, Meldung der Gesamtkosten beim zuständigen Versorgungsdienstleister und Erstellung der Jahresabrechnungen für die Eigentümer, die Überwachung der Geldein-, und Ausgänge, gehören zu diesen Tätigkeiten.


Kaufmännische Aufgaben
  • Erstellung und Prüfung von Wirtschaftsplänen
  • Abrechnungen, inkl. Rechnungskontrolle und Belegprüfung
  • Buchführung und Prüfung aller Geldein- und Ausgänge
  • Inkasso, Liquidationsplanung, Wirtschaftlichkeit, Rechenschaftslegung gegenüber den Eigentümern
  • Verwaltung und Disponierung des Geldverkehrs
  • Hausgeldabrechnung inkl. monatlicher Sollstellung und ggf. Mahnwesen bei Zahlungsverzug
  • Verwaltung von Giro-, Festgeld- und Sparkonten welche auf Namen der Eigentümergemeinschaft stehen
  • Veranlassung von Heizkostenabrechnungen
  • Errechnung und Anforderung von Sonderumlagen
  • Regelung von Deinstleistungsangelegenheiten z.B. Hausmeister, Müllbeauftragte, Verwaltungsbeiräte
Technische Hausverwaltung

Zur technischen Verwaltung gehört die vertraglich vereinbarte Objektbegehung, um das Objekt im Wert zu erhalten. Instandhaltungsbedarf frühzeitig zu erkennen und Schäden zu vermeiden, sowie individuelle Zwischentermine bei Bedarf oder im Auftragsfall.

Alle Feststellungen einer Objektbegehung werden protokolliert und dem Verwaltungsbeirat, sowie in der Eigentümerversammlung vorgetragen.
Bei Bedarf einer Instandhaltungs- oder Instandsetzungsmaßnahme, oder gar der Bedarf von Sonderfachleuten, wird mit Ihnen als Eigentümer oder Eigentümergemeinschaft gemeinsam besprochen.
So wird Seriosität und Transparenz gewährleistet.

Des Weiteren werden Zuständigkeiten bei Schäden am Gemeinschaftseigentum und Sondereigentum und Im Bedarfsfall auch die Abwicklung von Versicherungsangelegenheiten abgeklärt.
Auch bei dringenden Fällen, oder eiligen Instandsetzungsmaßnahmen und Reparaturen vom Gemeinschaftseigentum wird in Ihrem Auftrag Angebote eingeholt und Kostenvoranschläge verglichen, sowie alle Maßnahmen mit dem Verwaltungsbeirat, oder mit Ihnen als Eigentümer eingeholt.

Technische Aufgaben
  • Überwachung von Objekten, durch regelmäßige Objektbegehungen
  • Erfassung von Verbrauchswerten (Heizung, Wasser, Strom)
  • Planung, Vergabe, Überwachung und Abrechnung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsarbeiten, nach vorangegangener Preisanfrage, Ausschreibung und Auftragsvergabe.
  • Rechnungskontrolle, Mängelrügen, Einhaltung Gewährleistungsansprüche
  • Einführung und Kontrolle der Verkehrssicherungspflichten z.B. Winterdienst, Hausmeisterdienst, Einhaltung von Brandschutz sowie Beachtung technischer Verordnungen (z. B. bei Heizanlagen, Fahrstuhleinrichtungen usw...)
  • Veranlassung von Schadensbeseitigungen durch Handwerker
  • Erstattung von Schadensmeldungen gegenüber der Versicherung und dem Verursacher
  • Versicherungsabrechnung durchführen
  • Einweisung Handwerker und Hausmeister
  • Ggf. das Beauftragen von Sachverständigen bzw. Gutachter